フリーランスの仕事は、提案力や実績だけで決まるわけではありません。
意外なくらい差が出るのが、最初の返信です。
- 問い合わせが来たのに返事が遅い。
- 返事はしたけれど、何を書けばいいか分からず妙に固い。
- 断るしかない案件なのに、角が立ちそうで止まる。
せっかく来た相談を、自分の返信でこぼすのはもったいない。
しかも、毎回ゼロから文章を考えていると、遅くなるしブレます。
そこで使えるのが返信テンプレです。
でもテンプレ使ってるのバレたら気まずくない？
返信が遅い方がよっぽど気まずいので大丈夫ですよ
大事なのは、失礼なく、速く返すこと。
場面別に使いやすい例文をまとめました。
フリーランスの返信メールで先に押さえたい3つの基本
テンプレを見る前に、これだけは押さえておいたほうがいいです。
完璧な返事より、先に反応する
返信が遅いと、それだけで不安に見られます。
詳細がまだ固まっていなくても、まず一度返す。
これだけで印象はかなり違います。
長すぎる文章にしない
丁寧にしようとして長文化すると、読みづらくなります。
要件、確認事項、次の行動。
この3つが見えれば十分です。
相手が次に動きやすい形で終える
「よろしくお願いします」だけで締めると、相手が迷うことがあります。
必要なら、日程候補、確認事項、送ってほしい情報まで書いておくと親切です。
ポチップ
初回問い合わせへの返信
ブログやSNS、ポートフォリオ経由で相談が来たときの基本形です。
まずは感じよく、でも軽すぎず返す。このバランスが大事です。
件名：お問い合わせありがとうございます
○○様
はじめまして。
ご連絡いただきありがとうございます。○○と申します。
このたびは、○○についてご相談いただきありがとうございました。
内容を拝見し、ぜひ詳しくお話を伺えればと思っております。
現時点で対応可否を確認するため、差し支えなければ下記を共有いただけますでしょうか。
・ご依頼内容の概要
・ご希望の納期
・ご予算感
・参考にしたいイメージや資料
内容を確認のうえ、改めてご返信いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 「ぜひ詳しくお話を伺えればと思っております」は、前向きさを出しつつ受注確定に見えにくい便利な一文です
- 予算や納期を最初に聞くと冷たく見えそうで避ける人もいますが、ここを曖昧にすると後で面倒です
- 相手が送りやすいように、質問は箇条書きにしたほうが読みやすいです
詳細確認が必要なときの返信
依頼内容がふんわりしている時に使う形です。
ここで雑に引き受けると、あとでかなり苦しくなります。
件名：ご依頼内容の確認ありがとうございます
○○様
ご連絡ありがとうございます。
ご相談内容を拝見しました。
進行をスムーズにするため、いくつか確認させてください。
・今回必要な制作物の点数
・使用する媒体や掲載場所
・ご希望のテイスト
・初稿提出のご希望時期
・修正回数の想定
上記を確認できましたら、対応可否とあわせてお見積もりの目安をご案内いたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 「分からないので教えてください」より、「進行をスムーズにするため」のほうが印象が柔らかいです
- 聞きたいことを一気に整理して送るほうが、何往復もするより親切です
- お見積もりの前に確認が必要な理由を添えると、相手も納得しやすいです
見積もり依頼への返信
見積もりだけ欲しい相手にも、丁寧に返しておく価値はあります。
その場で決まらなくても、あとで戻ってくることがあります。
件名：お見積もりのご依頼ありがとうございます
○○様
ご連絡ありがとうございます。
お見積もりのご依頼、承りました。
現時点での内容をもとに、概算ではありますが下記の通りご案内いたします。
・○○制作：○円
・修正対応：○回まで含む
・納期目安：○日程度
なお、制作内容や素材の有無によって金額が変動する場合がございます。
詳細が分かりましたら、正式なお見積もりをお送りします。
ご不明点があればお気軽にご連絡ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 概算と正式見積もりを分けると、あとで揉めにくいです
- 修正回数や納期の目安を書いておくと、安い高いだけで見られにくくなります
- 「お気軽に」は便利ですが、連発すると少し軽いので一通に一回で十分です
仕事を受けるときの返信
ここで曖昧にすると、受注後に「言った・言わない」が起きます。
うれしい時ほど、条件をはっきり書いたほうがいいです。
件名：ご依頼ありがとうございます
○○様
このたびはご依頼いただきありがとうございます。
ぜひお引き受けできればと思います。
進行内容について、下記にて確認させてください。
・制作内容：○○
・納期：○月○日
・料金：○円
・修正対応：○回まで
上記で問題なければ、このまま進行いたします。
必要に応じて、初稿提出日や今後の流れもあわせてご案内いたします。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 受注メールはお礼だけで終わらせないことが大切です
- 条件を書き直すだけで、認識のズレをかなり防げます
- 「問題なければ進行します」と一文あると、相手も返事しやすいです
納期が厳しい時の返信
無理に受けて後で崩れるより、ここで調整したほうがいいです。
変に強がるとあとで自分が詰みます。
件名：納期についてのご相談
○○様
ご連絡ありがとうございます。
内容を確認し、ぜひ対応したいと考えております。
ただ、現在の進行状況を踏まえると、当初ご希望いただいた○月○日納品は少し難しい見込みです。
そのため、恐縮ですが○月○日でのご調整が可能かご相談できますでしょうか。
もし公開日や社内都合で日程固定が必要な場合は、対応範囲を絞った形であれば間に合う可能性もあります。
その場合は、優先度の高い部分からご相談できれば幸いです。
ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- ただ「無理です」で終わると印象がきついです
- 別日程か、範囲調整か、代替案を添えると一気に感じが変わります
- 「ぜひ対応したい」は、断っているようで断っていない絶妙なクッションになります
依頼を断るときの返信
これは本当に悩みます。
でも、曖昧なまま引っ張るより、早く丁寧に断ったほうが親切です。
件名：ご相談ありがとうございました
○○様
このたびはご相談いただき、ありがとうございました。
せっかくお声がけいただいたのですが、現在の稼働状況および対応範囲の関係で、今回はお引き受けが難しい状況です。
ご期待に添えず申し訳ありません。
もし時期を改めてのご相談や、内容を一部調整した形であれば対応できる可能性もございますので、その際はあらためてご連絡いただけますと幸いです。
このたびはご連絡いただき、本当にありがとうございました。
書き換えポイント
- 断る理由は、細かく言いすぎないほうが無難です
- 「今回は」が入ると柔らかくなります
- 将来の余地を残すかどうかは、本当に残したい時だけにしてください
断る代わりに別案を出す返信
これはかなり使えます。
その案件自体は難しくても、近い形なら受けられる時に便利です。
件名：ご相談内容について
○○様
ご連絡ありがとうございます。
ご相談内容を拝見しました。
ご希望いただいた○○については、現時点では対応が難しい状況です。
ただ、近い形であれば下記のようなご提案が可能です。
・○○の一部のみ対応
・納期を調整した形での進行
・別の制作方法でのご提案
もしご興味がありましたら、詳細をお送りします。
ご検討いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- ただ断るより、代替案があると仕事につながる可能性が残ります
- 「それならこちらはどうでしょう」と出せる人は強いです
- 受けられない案件でも、全部ゼロにしない発想はかなり大事です
返信が遅れた時のお詫びメール
これ、誰でもあります。
問題は遅れたことそのものより、その後の返し方です。
件名：ご返信が遅くなり申し訳ありません
○○様
ご連絡いただいていたにもかかわらず、返信が遅くなってしまい申し訳ありません。
確認に時間を要してしまい、お待たせいたしました。
あらためて内容を確認し、下記の通りご連絡いたします。
【ここに回答内容】
お待たせしてしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 言い訳を長く書かないほうが印象はいいです
- 謝罪だけで終わらせず、そのメール内で回答まで返すことが大切です
- 遅れた時ほど件名で内容が分かるようにしておくと親切です
謝罪が必要だが、メールだけで終わらせたくない時の文面
これは少し特殊です。
ミスや行き違いが大きい時は、メールだけで済ませないほうがいい場面があります。
件名：お詫びとご連絡
○○様
このたびは私の不手際により、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。
まずはメールにてお詫び申し上げます。
本件につきまして、可能であればお電話にて直接ご説明とお詫びをさせていただきたく存じます。
ご都合のよいお時間がございましたら、ご指定いただけますと幸いです。
取り急ぎ、まずはお詫びまで失礼いたします。
書き換えポイント
- 重い謝罪は、メール一本で片づけた感じを出さないほうがいいです
- まず文面で謝り、そのうえで電話や面談の打診を入れる形が無難です
- ただし、いきなり押しかけるような書き方は避けたほうがいいです
継続案件の相手への返信
契約後こそ気が緩みやすいです。
でも、関係が続いている相手ほど、雑な返信は目につきます。
件名：ご連絡ありがとうございます
○○様
ご連絡ありがとうございます。
内容、確認いたしました。
ご共有いただいた件については、○日までに確認のうえご返信いたします。
進行中の件も含め、順次対応しておりますので、少々お時間をいただけますと幸いです。
引き続き、よろしくお願いいたします。
書き換えポイント
- 継続案件では、無駄にかしこまりすぎなくても大丈夫です
- ただし、慣れから雑になるのは別です
- 「いつ返すか」を書いておくと、相手も待ちやすくなります
使用にあたっての注意
テンプレは便利ですが、そのままだと少し固くなります。
なので、ここだけは自分用に調整したほうがいいです。
相手に合わせて変えたいポイント
- 宛名のかたさ
- 文末の温度感
- 自分の職種に合う表現
- 予算や納期の聞き方
- 電話を打診する場面の強さ
たとえば、デザイン職なのに毎回「拝承いたしました」みたいな文面だと、少し距離を感じます。
逆に、初回なのに砕けすぎると不安に見えます。ここは、自分の仕事相手に合う空気に寄せるのが大切です。
返信テンプレを使う時にやらないほうがいいこと
テンプレは武器ですが、雑に使うと危ないです。
- 相手の社名や名前のミス
- どの案件にも同じ文章を送る
- 断るのに返事を先延ばしにする
- 謝罪メールで言い訳が長い
- 質問を小出しにして何往復もさせる
特に名前ミスはかなり痛いです。
文章がどれだけ丁寧でも、一発で台無しになります。
まとめ
フリーランスの返信メールは、文章力の勝負というより、信頼の作り方です。
速く返す。要点を絞る。次の動きを分かりやすくする。これだけで見え方はかなり変わります。
返信に迷うたび毎回止まっているなら、テンプレを持っておいたほうがいいです。
そのうえで、相手に合わせて少しだけ言葉を調整する。そこまでできると、コピペ感はかなり薄まります。
派手な営業文はいりません。
ちゃんと返ってくる。ちゃんと伝わる。まずはそこです。
次に仕事につなげやすいのは、結局そういう人です。
